ALGEMENE VOORWAARDEN

Artikel 1 Begrippen

1.1 Hoofzaken is Hoofzaken B.V., handelend onder de naam Hoofzaken Advies & Search.

1.2 De opdrachtgever is de organisatie of ondernemer die Hoofzaken inschakelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. De opdracht is de overeenkomst tussen Hoofzaken en de opdrachtgever.

1.3 Een voorgestelde kandidaat is iemand die Hoofzaken bij naam aan de opdrachtgever introduceert voor de opdracht. Een plaatsing is het aangaan van een arbeidsovereenkomst of een definitieve benoeming of aanstelling voor de functie. Schriftelijk omvat ook e-mail.

Artikel 2 Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor offertes en overeenkomsten voor de in dit document omschreven dienstverlening. Bij een verschil gaat de schriftelijk overeengekomen offerte of opdrachtbevestiging voor.

2.2 Hoofzaken wijst de toepasselijkheid van algemene voorwaarden en inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand. Afwijkingen gelden alleen als partijen die schriftelijk overeenkomen.

2.3 Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden voor zover die daarvan los kunnen worden toegepast.

Artikel 3 Klachten en geschillen

3.1 De opdrachtgever meldt een klacht binnen bekwame tijd nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken. Hij licht de klacht schriftelijk toe en geeft Hoofzaken, waar herstel mogelijk is, een redelijke gelegenheid om het gebrek te herstellen.

3.2 Bij een geschil proberen partijen er eerst in overleg uit te komen. Ieder van hen kan zich zo nodig rechtstreeks tot de rechter wenden.

3.3 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter.

Artikel 4 Aansprakelijkheid

4.1 Hoofzaken is bij een toerekenbare tekortkoming aansprakelijk voor de daardoor veroorzaakte directe schade. Gevolgschade, gederfde winst en gemiste besparingen zijn uitgesloten.

4.2 De totale aansprakelijkheid van Hoofzaken is per opdracht beperkt tot het overeengekomen honorarium exclusief btw. Als partijen op uurbasis werken zonder vooraf een totaalhonorarium vast te leggen, geldt een maximum van € 15.000 per opdracht, tenzij partijen in de offerte schriftelijk een ander maximum overeenkomen. De uitsluitingen en beperkingen in dit artikel gelden voor zover de wet dit toestaat. Zij gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Hoofzaken of van personen die met haar leiding zijn belast.

4.3 De opdrachtgever beslist zelf over de plaatsing. Hoofzaken staat niet in voor het functioneren van de kandidaat na plaatsing. Hoofzaken blijft verantwoordelijk voor een zorgvuldige uitvoering van de eigen opdracht.

Artikel 5 Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

5.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim, ook na afloop van de opdracht. Zij delen die informatie alleen met personen die deze voor de uitvoering van de opdracht nodig hebben en aan geheimhouding zijn gebonden. Wettelijk verplichte verstrekking blijft mogelijk.

5.2 De opdrachtgever gebruikt ontvangen kandidaatgegevens alleen voor de betreffende selectieprocedure. Hij deelt deze gegevens alleen met personen die ze daarvoor nodig hebben en verwijdert ze zodra ze voor die procedure niet meer nodig zijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

5.3 Hoofzaken stemt een voordracht vooraf met de kandidaat af. In haar privacyverklaring licht Hoofzaken toe hoe zij persoonsgegevens verwerkt en welke rechten betrokkenen hebben.

5.4 Als een partij persoonsgegevens namens de andere partij verwerkt of als partijen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een verwerking, leggen zij vóór die verwerking de afspraken vast die de AVG daarvoor vereist.

Artikel 6 Overdracht en inschakeling van derden

6.1 Voor overdracht van de overeenkomst aan een derde is schriftelijke medewerking van de andere partij nodig. Overgang van rechtswege blijft mogelijk.

6.2 Hoofzaken kan voor onderdelen van de opdracht derden inschakelen en blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van die onderdelen. Bij toegang tot kandidaatgegevens zorgt Hoofzaken voor passende afspraken over privacy en geheimhouding.

Artikel 7 Totstandkoming van de opdracht

7.1 De opdracht komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk aanvaardt. Daarin leggen partijen onder meer de adviesvraag of te vervullen functie, de werkzaamheden, het honorarium en de facturatiemomenten vast. Eventuele exclusiviteit spreken zij daarin uitdrukkelijk af.

7.2 De opdrachtgever geeft tijdig de informatie die Hoofzaken nodig heeft en meldt wezenlijke wijzigingen. Bij werving meldt hij ook wanneer een voorgestelde kandidaat wordt geplaatst. Hoofzaken brengt kandidaten voor de bemiddeling geen vergoeding in rekening. Als noodzakelijke informatie uitblijft, meldt Hoofzaken dit schriftelijk en geeft zij de opdrachtgever een redelijke termijn om de informatie alsnog te verstrekken. Blijft de informatie na die termijn uit, dan mag Hoofzaken de werkzaamheden waarvoor die informatie nodig is opschorten totdat zij de informatie heeft ontvangen.

Artikel 8 Uitvoering van de opdracht

8.1 Hoofzaken voert de opdracht zorgvuldig uit. Bij werving spant Hoofzaken zich in om geschikte kandidaten voor te stellen. Partijen selecteren op relevante functiecriteria en houden zich aan de regels voor gelijke behandeling. Hoofzaken garandeert geen plaatsing.

8.2 Referentieonderzoek, aanvullende screening en hulp bij stukken voor een toezichthouder maken bij werving deel uit van de opdracht voor zover afgesproken. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke selectie, de benoeming en de vereiste procedures. Bij een Aw-toets dient de woningcorporatie de aanvraag in.

8.3 Bij advies baseert Hoofzaken zich op de beschikbare informatie en de afgesproken adviesvraag. De opdrachtgever beslist over opvolging en uitvoering van het advies.

Artikel 9 Wijziging van de opdracht

9.1 Bij een wijziging van de adviesvraag, het functieprofiel, de werkzaamheden of de planning bespreken partijen vooraf de gevolgen voor het honorarium en de doorlooptijd. Zij bevestigen gewijzigde afspraken schriftelijk voordat Hoofzaken het meerwerk uitvoert.

9.2 Als een zoekronde niet tot een plaatsing leidt, is één extra zoekronde inbegrepen in het overeengekomen honorarium. Voor een volgende zoekronde is een aanvullend honorarium van 50% van het voor de oorspronkelijke opdracht overeengekomen honorarium verschuldigd. Partijen bevestigen vooraf schriftelijk dat zij een extra zoekronde starten.

Artikel 10 Onderbreking en beëindiging

10.1 De opdrachtgever kan de opdracht schriftelijk pauzeren of opzeggen. Bij een pauze maken partijen afspraken over de duur en de gevolgen voor de procedure. Als geen hervattingsdatum is afgesproken en de pauze langer dan dertig dagen duurt, kan Hoofzaken de opdracht na schriftelijke aankondiging beëindigen.

10.2 Bij voortijdige beëindiging van een adviesopdracht door de opdrachtgever factureert Hoofzaken alle tot de einddatum aan de opdracht bestede uren en de vooraf schriftelijk afgestemde uren die waren gereserveerd voor de eerste vijftien werkdagen na de einddatum. Voor beide geldt het overeengekomen uurtarief. Gereserveerde uren komen alleen voor rekening van de opdrachtgever voor zover Hoofzaken die tijd redelijkerwijs niet meer voor ander betaald werk kan inzetten. Hoofzaken brengt ook de vooraf schriftelijk goedgekeurde kosten in rekening. Schriftelijk overeengekomen afwijkingen gaan voor.

10.3 Bij voortijdige beëindiging van een searchopdracht door de opdrachtgever brengt Hoofzaken 50% in rekening van het deel van het overeengekomen honorarium dat op de einddatum nog niet is gefactureerd. Eerder gefactureerde bedragen blijven volledig verschuldigd. Schriftelijk overeengekomen afwijkingen gaan voor.

10.4 Afspraken over vertrouwelijkheid, persoonsgegevens, aansprakelijkheid, betaling en geschillen blijven na afloop gelden voor zover zij daarop betrekking hebben.

Artikel 11 Honorarium en betaling

11.1 De offerte bepaalt het honorarium en wanneer Hoofzaken factureert, bijvoorbeeld tegen een vast bedrag of op basis van bestede tijd. Bij werving en selectie geldt het overeengekomen honorarium, inclusief een eventueel plaatsingsafhankelijk deel, ongeacht of de geplaatste kandidaat door Hoofzaken is gevonden of door de opdrachtgever is aangedragen, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen. Bedragen zijn exclusief btw. Hoofzaken berekent kosten van derden alleen door na voorafgaand schriftelijk akkoord van de opdrachtgever.

11.2 Een plaatsingsafhankelijk deel van het honorarium wordt verschuldigd bij plaatsing, tenzij partijen schriftelijk een ander moment afspreken. Is de plaatsing afhankelijk van een opschortende voorwaarde, zoals een vereiste positieve zienswijze van de Aw, dan wordt dat deel verschuldigd zodra ook aan die voorwaarde is voldaan.

11.3 Als een door Hoofzaken voorgestelde kandidaat binnen twaalf maanden na de introductie als gevolg van die introductie bij de opdrachtgever wordt geplaatst, is het voor de oorspronkelijke opdracht overeengekomen plaatsingsafhankelijke deel van het honorarium verschuldigd. Dit geldt ook bij plaatsing in een andere functie en bij plaatsing bij een aan de opdrachtgever gelieerde organisatie, als de opdrachtgever de kandidaat bij die organisatie heeft geïntroduceerd of de plaatsing via die organisatie heeft laten verlopen. Artikel 11.2 geldt ook voor deze plaatsing. Een bedrag dat al voor dezelfde plaatsing is betaald, komt in mindering.

11.4 De opdrachtgever betaalt binnen veertien dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen. Na het verstrijken van de termijn zijn de toepasselijke wettelijke rente en, voor zover wettelijk verschuldigd, de redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

11.5 De opdrachtgever meldt een bezwaar tegen een factuur zo spoedig mogelijk schriftelijk en licht dit toe. Het onbetwiste deel wordt binnen de betalingstermijn voldaan.

Artikel 12 Gebruik van adviesstukken

12.1 De opdrachtgever mag de opgeleverde stukken gebruiken en delen voor het doel van de adviesopdracht. Voor openbaarmaking of gebruik voor een ander doel is vooraf schriftelijk akkoord nodig, behalve als de wet openbaarmaking vereist. Hoofzaken behoudt de rechten op haar eigen methoden, modellen en formats.

PRIVACY VERKLARING

Ik ga zorgvuldig en discreet om met de gegevens die ik ontvang. Hieronder lees je welke persoonsgegevens ik gebruik bij executive search, werving en selectie en organisatieadvies, waarom ik dat doe en welke rechten je hebt.

Wie verantwoordelijk is

Hoofzaken B.V., handelend onder de naam Hoofzaken Advies & Search, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt me bereiken via johan@vanhoofzaken.nl of via de contactgegevens zoals die op de website staan vermeld.

Welke gegevens ik gebruik en waar ze vandaan komen

Kandidaten. Ik gebruik je naam, contactgegevens, cv, opleiding, werkervaring, nevenfuncties, beschikbaarheid en wensen voor een volgende functie. In een procedure kan ik ook gespreksaantekeningen, een beoordeling van je geschiktheid en relevante informatie uit referenties vastleggen.

Opdrachtgevers, zakelijke relaties en referenten. Ik gebruik zakelijke contactgegevens, je functie, correspondentie en gegevens over offertes, opdrachten en facturatie. Van referenten gebruik ik zakelijke contactgegevens, hun relatie tot de kandidaat en hun terugkoppeling.

Gegevens komen van jouzelf, bijvoorbeeld via een sollicitatie, e-mail of contactformulier, of van een opdrachtgever, een referent of iemand uit mijn professionele netwerk. Ik kan ook openbare beroepsinformatie raadplegen, zoals LinkedIn en websites van organisaties. Bij gegevens uit andere bronnen informeer ik je uiterlijk binnen één maand, of eerder als ik je daarvoor benader of je gegevens deel.

Je kiest zelf of je gegevens aanlevert. Zonder voldoende informatie over je ervaring en geschiktheid kan ik je mogelijk niet meenemen in een procedure.

Voor een zakelijke opdracht heb ik de contact- en facturatiegegevens nodig om de opdracht te kunnen aangaan en uitvoeren.

Waarvoor ik je gegevens gebruik

Werving en selectie. Ik zoek en benader mensen voor een concrete functie, beoordeel hun geschiktheid en begeleid de procedure. Mijn gerechtvaardigd belang is het zorgvuldig uitvoeren van een wervingsopdracht en het vinden van passende kandidaten. Daarbij weeg ik jouw privacybelang mee. Ik stem een voordracht en het benaderen van referenten vooraf met je af.

Toekomstige functies. Ik bewaar een beperkt profiel voor toekomstige functies als je daarvoor apart toestemming geeft. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken.

Zakelijk contact en opdrachten. Ik gebruik gegevens om vragen te beantwoorden, opdrachten voor te bereiden en uit te voeren en zakelijke contacten te onderhouden. De grondslag is uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarvan op jouw verzoek als jij zelf contractspartij bent. Bij contact met vertegenwoordigers van organisaties is mijn gerechtvaardigd belang het onderhouden van de zakelijke relatie en het uitvoeren van de opdracht.

Administratie en geschillen. Voor mijn fiscale administratie verwerk ik gegevens op grond van een wettelijke verplichting. Bij een concrete klacht of een geschil kan ik noodzakelijke gegevens gebruiken om die af te handelen of een rechtsvordering te onderbouwen. Dat is mijn gerechtvaardigd belang.

Met wie ik gegevens deel

Na afstemming met jou deel ik alleen de gegevens die voor de procedure nodig zijn met de opdrachtgever en de betrokken leden van de selectiecommissie. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het eigen gebruik van de gegevens. Als een woningcorporatie voor een benoeming een zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties nodig heeft, verzorgt de corporatie de aanvraag. Ik kan helpen bij het voorbereiden van stukken voor zover dat is afgesproken en toegestaan.

Leveranciers van bijvoorbeeld e-mail, opslag en wervingssoftware kunnen gegevens voor mij verwerken. Ik maak met verwerkers afspraken over onder meer beveiliging en geheimhouding. Als ik gegevens wettelijk moet verstrekken aan een bevoegde instantie, beperk ik dat tot wat nodig is. Ik beperk de toegang tot persoonsgegevens tot degenen die ze voor hun werk nodig hebben.

Hoe lang ik gegevens bewaar

Selectiedossiers. Ik bewaar het dossier zolang de selectie loopt, inclusief een vereiste toets van de Autoriteit woningcorporaties. Na het vervallen van een voorgenomen benoeming kan ik de gegevens van kandidaten die nog in beeld zijn maximaal drie maanden bewaren als hervatting concreet wordt voorbereid. Start de selectie in die periode opnieuw, dan loopt de procedure door. Anders sluit ik het dossier uiterlijk na die drie maanden. Je gegevens worden vervolgens bewaard conform onderstaande richtlijnen. Als je me verzoekt de gegevens te verwijderen, dan doe ik dat binnen één maand.

Nazorg en toekomstige functies. Ik bewaar gegevens die nodig zijn voor afgesproken nazorg maximaal één jaar na afronding. Een beperkt profiel voor toekomstige functies bewaar ik met je toestemming maximaal vijf jaar na afloop van de procedure, of vanaf je toestemming als er geen procedure liep. Bij intrekking verwijder ik dat profiel eerder.

Zakelijke relaties en advies. Ik bewaar zakelijke contactgegevens maximaal vijf jaar na het einde van de relatie, of na het laatste inhoudelijke contact om op die wijze de bestaande relatie te kunnen onderhouden. Persoonsgegevens die ik alleen voor de uitvoering van een adviesopdracht gebruik, verwijder ik uiterlijk twaalf maanden na afronding, tenzij ik ze in opdracht van de opdrachtgever verwerk en wij een andere termijn hebben afgesproken.

Administratie en geschillen. Fiscale basisgegevens bewaar ik zeven jaar, of langer als de wet dat voorschrijft. Bij een concrete klacht of een geschil bewaar ik alleen de nodige stukken tot uiterlijk vijf jaar na afwikkeling en verwijder ik ze eerder zodra ze niet meer nodig zijn, behoudens een wettelijke bewaarplicht.

Korter bewaren. De genoemde termijnen zijn maxima. Ik verwijder gegevens eerder zodra ze niet meer nodig zijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Je rechten

Je kunt vragen om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van het gebruik van je gegevens. In de gevallen waarin de AVG dat recht geeft, kun je vragen je gegevens over te dragen. Je kunt vanwege je persoonlijke situatie bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je altijd intrekken. Dat verandert niets aan het gebruik vóór de intrekking.

Mail je verzoek naar johan@vanhoofzaken.nl. Ik reageer binnen één maand. Als een verzoek meer tijd vraagt, laat ik dat binnen die maand weten en licht ik toe waarom. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Website en selectie

De gegevens op de website worden verwerkt conform het privacybeleid van Tijdvooreensite.nl

Beslissingen over je deelname aan een selectieprocedure worden door mensen genomen.